Henkilötietojen käsittelystä ja Tietosuojaseloste
Hei,
Yksityisyytesi on meille Alrekryllä tärkeä asia, riippumatta siitä, oletko työnhakija, asiakkaan edustaja tai oma työntekijämme.
Alrekry on aina käsitellyt kaikkia tietoja huolellisesti ja panostanut tietojen turvaamiseen ja käsittelee jatkossakin tietojasi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Kerromme lisää käytännöistämme alla olevassa tietosuojaselosteessa. Toivomme, että tuntisit olosi turvalliseksi siitä, mitä tietoja meillä sinusta on ja miten niitä käsittelemme. Haluamme, että olet tietoinen oikeuksistasi, joten kerromme myös niistä.
Miksi tietojasi on tallennettu? Käytämme tietojasi sopivan työn löytämiseen, työsuhteen hoitoon, yhteydenpitoon yritysten välillä ja palkanmaksuun. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että henkilöstön hallintotehtävissä työskentelevä löytää tarvittaessa tietosi ja voi paremmin auttaa sinua. Nämä tilanteet voivat liittyä niin työn tekemiseen kuin palkkahallintoonkin liittyviin asioihin. Kaikkia yritysasiakkuuteen liittyviä tietoja käsittelemme samoin periaattein kuin henkilötietoja. Käsittelemme tietoja huolellisesti ja turvaamme tietosi. Tietojasi Alrekryssä tarkastelevat vain ne, joiden työnkuvaan kuuluu henkilötietojen käsittely. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Annetaanko tietojasi muille? Emme anna tietojasi muille yrityksille näiden omiin markkinointitarkoituksiin. Viranomaisille ja joillekin yhteistyökumppaneille toimitamme määrättyjä, toiminnan kannalta välttämättömiä henkilö- ja asiakasrekisterin tietoja. Yhteistyökumppanimme, kuten palkkahallinto ja taloushallinto, tekevät tiedoilla vain sen, mitä olemme heidän kanssaan sopineet. He ovat myös sitoutuneet pitämään tietosi turvassa. Lue lisää tietosuojakäytännöstämme ohessa olevasta selosteesta.
Päivitämme käytäntöjämme tarvittaessa. Kerromme muutoksista aina tällä sivustolla. Voit jatkossakin tarkistaa sivuiltamme, miten huolehdimme yksityisyytesi toteutumisesta. Jos et saanut vastausta mieltäsi askarruttavaan kysymykseen, niin ole hyvä ja ota yhteyttä. Parhaiten saat meihin yhteyden sähköpostista alrekry@alrekry.fi Vastaamme mielellämme kysymyksiisi!
Ystävällisin terveisin,
Alrekry
Evästeet tarkemmin
Mitä evästeet ovat?”Eväste” on pieni tekstitiedosto, jonka verkkosivusto pyytää selaintasi tallentamaan laitteeseen, jotta se muistaa tietoja sinusta tai viimeksi katselemasi sivut, tietokoneelle, tabletille tai puhelimeen, (jäljempänä ”laite”) verkkosivulla vierailun yhteydessä. Evästeet tunnistavat laitteesi verkkosivulla ja ”muistavat” aikaisemmat vierailusi käyttökokemuksen parantamiseksi. Useimmat verkkosivut, mukaan lukien meidän, käyttävät evästeitä.
Sinua ei voida tunnistaa pelkästään evästeiden perusteella, mutta yhdessä muiden tietojen kanssa ne voidaan yhdistää sinuun. Tällaisissa tapauksissa evästeitä voidaan pitää henkilötietoina. Emme kuitenkaan pyri tunnistamaan sinua evästeiden avulla. Mikäli teemme näin, varmistamme, että evästetietoja käsitellään henkilötietoina sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.
Lista sivustolla käytettävistä evästeistä:
Piwik Pro
Piwik Pro -työkalun avulla visualisoimme käyttäjien liikkumista verkkosivustollamme. Käyttäjätieto on anonyymiä, emmekä yhdistä sitä yksittäisiin käyttäjiin. Tiedon avulla kehitämme verkkosivuston käytettävyyttä.
Matomo
Matomo-työkalu antaa meille tietoa käyttäjien käyttäytymisestä verkkosivustollamme. Käyttäjätieto on anonyymiä, emmekä yhdistä sitä yksittäisiin käyttäjiin. Tiedon avulla kehitämme verkkosivujemme sisältöä ja käytettävyyttä.
Emme käytä markkinointi- tai sosiaalisen median evästeitä tai seuraimia.
Emme anna tietojasi muille yrityksille näiden omiin markkinointitarkoituksiin.
Emme jaa tai anna tietoja kolmansille tahoille, kuin toimintamme tarpeen mukaan ja suostumuksesi mukaisesti. Lisätietoa tietosuojaselosteessamme.
Välttämättömät evästeet
Välttämättömien evästeiden ja Session Storage eli istuntokohtaisen muistin avulla varmistetaan sivuston toimivuus ja sujuva käyttö. Välttämättömät evästeet eivät tallenna sinusta tietoja, joiden avulla sinut olisi mahdollista tunnistaa.
Analytiikkaevästeet ja käyttäytymistä mittaavat evästeet
Käytämme analytiikkaan kolmannen osapuolen evästeitä, jotka ovat eri toimialueelta kuin käyttämäsi verkkosivuston toimialue. Käytämme evästeitä ja muuta seurantatekniikkaa seuraaviin tarkoituksiin:
Nämä evästeet keräävät anonyymia tilastotietoa siitä, kuinka ihmiset käyttävät verkkosivua.
Analytiikkaevästeiden avulla kehitämme sivustoamme ja sen sisältöä. Näiden evästeiden avulla saamme esimerkiksi tietoa siitä, minkä tyyppinen sisältö kiinnostaa sivullamme ja miten sivustomme sisällä navigoidaan. Analytiikkaevästeet auttavat meitä parantamaan sivuston navigaatiota ja luomaan sisältöä, joka auttaa löytämään juuri sinua kiinnostavan työpaikan.
Lisätietoa käyttämistämme palveluista löydät alla olevien palveluntarjoajien sivuilta.
Sivustomme toiminnan analysoimiseen käytämme palveluita:
https://matomo.org
https://piwik.pro/
Hyväksyttyäsi eväste- ja toimintoasetuksemme voit milloin tahansa muuttaa asetuksia menemällä sivun loppuun, jossa on evästevalinta.
Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit säätää selaimesi suojausasetuksia. Huomioi, että verkkopalvelumme ei välttämättä toimi tarkoitetulla tavalla, jos evästeiden käyttöä ei sallita.
Selaaminen onnistuu parhaiten seuraavien selainten uusimmilla versioilla:
Google Chrome
Mozilla Firefox
Microsoft Edge
Apple Safari
Jäikö vielä jotain kysyttävää evästekäytännöistämme?
Voit kysyä lisää evästeiden käytöstä; meidät tavoitat helposti soittamalla puh. 050 380 2656 tai laittamalla sähköpostia osoitteeseen alrekry@alrekry.fi
TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Alrekry Oy (jäljempänä myös “Alrekry” tai “me”):
Alrekry Oy
Y-tunnus: 1907700-8
Turkhaudantie 5
00700 Helsinki
alrekry.fi
tietosuoja@alrekry.fi
(09) 851 4466
Mihin tarkoitukseen Alrekry kerää henkilötietoja ja millä perustein?
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:
Palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen ja rekrytointi- ja työvoimanvuokrauspalveluiden tarjoamiseen ja toimittamiseen liittyen. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja laskutusta, perintää, reklamaatioita ja asiakaspalautteen hallintaa varten. Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme (työsuhteeseen liittyen).
Markkinointi ja asiakasviestintä. Saatamme toteuttaa mm. sähköpostitse tai postitse toteutettavaa markkinointia tai viestintää potentiaalisille ja nykyisille asiakkaillemme sekä markkinoida avoimia tehtäviä työnhakijoille ja muutoinkin saattaa viestinnän keinoin sopivia tilaajayrityksiä ja työnhakijoita yhteen. Niinpä yhteystietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa oikeutettu etumme (asiakkuuteen liittyen). Mikäli sovellettava laki sitä edellyttää, pyydämme suoramarkkinoinnille henkilön etukäteistä suostumusta. Siltä osin kuin kyse on suoramarkkinoinnista, henkilöllä on milloin tahansa oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi.
Liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä rekrytointi- ja työvoimanvuokrauspalveluihin liittyvän liiketoimintamme kehittämiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme.
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki, lakisääteiset kanneajat).
Henkilöstöhallinto. Henkilöstöön ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palkanmaksuun, verotukseen ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyen. Tämän osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, toisinaan myös työntekijän antama suostumus.
Rekrytointi. Rekrytoinneissa käsittelemme henkilötietoja asiakkaana olevan työnantajan ja sopivan työntekijän yhteen saattamiseksi. Työnhakijat saattavat myös tehdä meille avoimia hakemuksia ja muutoinkin tallentaa tietonsa järjestelmäämme mahdollisia avoimia tehtäviä silmällä pitäen. Näiden osalta lainmukaisena käsittelyperusteena voi olla oikeutettu etumme ja henkilön antama suostumus. Suostumuksen perusteella käsittelemme yleensä myös tietoja, jotka on muusta lähteestä kuin työntekijältä tai työnhakijalta itseltään (esim. suosittelijoilta).
Mitä henkilötietoja Alrekry kerää ja mistä lähteistä?
Keräämme ja käsittelemme pääasiassa asiakkaidemme yhteyshenkilöihin, työntekijöihin ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja.
Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat
Käsittelemme muun muassa seuraavia asiakassuhteen / potentiaalisen asiakassuhteen hoidon kannalta tarpeellisia tietoja: Henkilön nimi- ja yhteystiedot, yhteydenottotavat ja markkinointikiellot. Rekisteriin on dokumentoitu myös asiakkaan / potentiaalisen asiakkaan ja Alrekryn välinen yhteydenpito ja siihen liittyvä materiaali. Samoin rekisteristä näkyy yhteyshenkilön rooli yrityksessä, vastuualueet ja mielenkiinnon kohteet sekä annetut palautteet, reklamaatiot ja muut hyvää asiakashallintaa edistävät asiat.
Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti työnantajayhteisön yhteyshenkilöltä itseltään mm. asiakassuhteen käynnistymisen yhteydessä.
Toisinaan tietoja saatetaan myös saada julkisista lähteistä ja rekistereistä tai ulkopuolisilta palveluntarjoajilta (potentiaaliset asiakkaat).
Työntekijät ja työnhakijat
Työnhakijalta kartoitamme työnhakuun liittyviä tietoja, jotka on lähetetty työnhaun yhteydessä lomakkeella tai hakemuksella.
Työsuhteen muodostamiseksi keräämme joitakin tietoja, esimerkiksi henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, henkilötunnus), tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta, mahdollinen työhakemus ja ansioluettelo, työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja arvioitu päättymispäivämäärä, toimeksiannon käyttäjäyritys, palkanlaskentaan liittyvät perustiedot, työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut ym., työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot, mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot, lainsäädännön velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot).
Tietojen pääasiallinen lähde on henkilö itse. Henkilön suostumuksella henkilöstöön ja työnhakijoihin liittyen tietoja saatetaan myös saada muista lähteistä kuin henkilöltä itseltään (esim. suosittelijoilta, turvallisuusselvitys, virallisten osoitetietojen haku, työterveyshuollon lausunto työhön sopivuudesta).
Ketkä käsittelevät henkilötietoja ja luovutetaanko niitä muille?
Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan.
Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä ja käyttää henkilötietojen käsittelyyn tai tietojen tallennukseen ulkopuolisen palveluntarjoajan järjestelmää tai pilvipohjaista palvelua. Suuri osa tiedoista on sähköisessä muodossa.
Huolehdimme tällaisia alihankkijoita ja palveluntarjoajia käytettäessä muun muassa sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme. Moni näistä katsotaan henkilötietojen käsittelijäksi suhteessa meihin.
Saatamme myös luovuttaa henkilötietoja valituille kolmansille osapuolille ja toimeksiantajillemme rekrytointien ja työvoimanvuokrauksen yhteydessä. Tällainen luovutus ei kuitenkaan saa olla yhteensopimatonta tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten kanssa.
Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli olet antanut suostumuksesi tietojen luovuttamiseen. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.
Siirretäänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?
Henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Tietojensiirto EU:n ulkopuolelle saattaisi kuitenkin tulla kyseeseen, jos esimerkiksi tietojen tallennukseen tai välitykseen käyttämämme alihankkija tai palveluntarjoaja sijaitsisi EU:n ulkopuolella. Varmistamme kuitenkin tällaisessa tilanteessa, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (jos siirronsaaja Yhdysvalloissa) taikka EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.
Kauanko henkilötietoja säilytetään?
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. lakisääteiset kanneajat). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja.
Miten henkilötietoja säilytetään ja suojataan?
Henkilötietoja säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Kirjalliset aineistot säilytetään lukituissa kaapeissa. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.
Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?
Henkilötietojen antaminen ja käsittely on sopimusten täyttämiseksi joltain osin pakollista asiakassuhteessa, jotta pystymme varmistamaan että asiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja pystymme täyttämään sopimusvelvoitteemme ja toisaalta varmistamaan, että omat oikeutemme täyttyvät. Työsuhteessa tarvitsemme henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme. Rekrytointien yhteydessä tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta tietojen antamatta jättäminen saattaa vaikuttaa henkilön valintaan.
Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on?
Suostumuksen peruuttaminen. Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille käyttämällä edellä mainittuja yhteystietoja.
Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen. Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi.Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi. Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten ilmoittamalla siitä meille käyttämällä edellä mainittuja yhteystietoja.
Oikeus vastustaa käsittelyä. Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.
Oikeus rajoittaa käsittelyä.Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi. Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Miten voit toteuttaa oikeutesi?
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä käyttämällä edellä mainittuja yhteystietoja. Huomaathan, että meidän tulee käyttää kohtuulliset keinot henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.